Case Study No9
多くの企業様にクラウドサービスの
導入支援を行う当社から見た、
企業様の課題やクラウドサービスの
選定のポイントを解説いたします。
受注・配送センタ業務の
デジタル化
～公共事業領域における1か月の短期導入要件～
地方自治体から民間への委託
事業におけるデジタル化課題
地方自治体から民間企業に業務を委託する事業がある。
具体的な事例をひとつ挙げると、地方行政が公募、入札、採択し、受注センタや倉庫管理を委託された企業が運営するビジネスがあたる。
この場合、ひとつの企業がすべてを委託されることもあれば、複数の企業が受注センタや倉庫の管理運営を別々に任されることもあり、その方法は地方自治体によってさまざまである。
上記の状況によって発生する課題は、事業者・関係者間のスムーズな情報共有と、業務運用の整理ではないだろうか。地方自治体・受注センタ・倉庫の3社間での情報共有にタイムラグがあると、多くの業務に二度手間・三度手間が発生することもある。
結果として、業務ミスの発生や現場スタッフの負担が増えて業務が効率的に行えず、最終的には公共事業の品質が低下するということにつながるかもしれない。
また、公共に関連する事業は、コストに縛られるケースも多いだろう。サービスの開始日を、委託を受ける事業体が自分で選択するのは難しい。このことから、デジタル化を進め、情報共有や業務をスムーズにする環境を整えながら、いかにコストを低減できるかという点が大きな課題であり、公共事業領域でのデジタル化活用のポイントである。
受注センタ運営委託企業様
当社にも公共事業関連でのデジタル化のご相談をいただくケースがある。そのひとつが、ゴミ袋の受注・配送センタの運営事業で、地方自治体の委託公募に入札参加を検討している企業様からのお問合せだった。
いただいたご相談と、現状把握されている課題は以下のとおり。
- 小売業からの受注業務を受注センタで行うことに、膨大な労力がかかる。
- 管理方法がアナログ伝票のため、過去の伝票に関する、行政からの問合せに対応することに時間がかかる。
- 行政側が流通状況を常に把握している状態を作れない。
- 受注センタ業務・システムは公募入札にて業者を決定するため、システムを開発しても数年後には破棄となる可能性がある。
- 公募入札後からシステム利用開始までの期間が短いため、開発期間を十分に確保できない。
上記に加え、小売店からの発注方法は電話やFAX、メールなどとバラバラ。受注センタのスタッフは、それらをとりまとめて倉庫側へ出荷依頼をしなくてはいけない仕組みだった。また、倉庫側の在庫管理は行政が行うため、少し古いデータを参考にして、在庫発注のタイミングや発注数量を決めるしかない。それにより、倉庫側は在庫状況をうまく把握できず、在庫過多もしくは在庫過小になるケースも発生。さらに、上記課題を踏まえて「小売店と受注センタの受発注業務のクラウド化」「物流センタへの出荷指示データのシームレス化」「公募採択後の約1か月での短期導入」が必要最低条件とのことだった。
要望に対するソリューション
提案のポイント
課題と要件から、当社が提案したのは「クラウド受発注を活用することによる、購買業務に関わるすべての企業関係者との情報共有をはじめとしたデジタル化」だ。受注センタ運営委託企業様も同様の見解でご相談いただいていたので、早々に提案骨子の共通認識をもつことができたのも、ポイントのひとつだろう。
具体的な提案内容は下記のとおり。
- スマホ・タブレットを用いて、小売店舗から必要商材（ゴミ袋）を補充発注。
- 受注センタで、商品管理にクラウドを活用。
- 受注センタにおけるPCでの受注、出荷指示業務。
- 物流センタでの出荷手配、出荷実績登録業務のクラウド活用。
今回の提案のポイントは、地域全域における複数小売店－受注センタ間での広範囲な受注業務を、クラウドサービスでカバーすることと、クラウド導入によってオペレーションの標準化を図ることだった。上記のすべての課題は、クラウドサービスを導入、活用してもらうことで改善。納期・コストを抑制することもあわせて実現した。提案には、毎週定例で導入の進捗を確認する体制の確立など、導入が円滑に進むように、当社サポートセンタによるサポート体制強化も盛り込んだ。これが結果的に、入札に参加される事業者様の安心にもつながったと実感している。時には機能提案に留まらないサポート提案をすることも、ソリューション提案のポイントなのだろう。
クラウド導入による
業務の変化
結果として、クラウド受発注システムの活用を選択いただき、1か月という短期間での導入を実現した。
クラウド受発注システム導入後の具体的な効果として、小売店はスマホやタブレットを使い、クラウドを通して発注を行うためにアナログで取りまとめる必要がなく、受注センタにおける受注処理業務の工数も削減できたことが挙げられる。
また、手書き伝票の必要がなくなったため、スタッフのミスが減少。業務精度も向上した。
月に数回行われていた行政への報告も、クラウドからデータをダウンロードするだけで簡単に作成できるようになり、事業者間のデジタル化を推進。加えて、何種類かある報告書用のフォーマットをクラウドサービスに登録しておくことで、必要なフォーマットでのデータのダウンロードが可能になり、業務報告の効率化にも寄与できている。
そして、クラウド受発注システムにより購買商材（ゴミ袋）の流通量を簡単に把握できるようになった。発注時に直近の在庫データを参考にできるため、適正在庫管理や在庫回転の効率化につながったことは大きな効果だと評価いただいている。
官民共同事業を効率的に
業務を遂行する
クラウドシステム
今回のパターンのように地方自治体・受注センタ・倉庫など、役割の異なる事業体が複数で連携した業務を行う場合、情報共有がうまくいかず業務効率が悪くなることは、決して少なくない。その事例へのクラウド活用は、本来のクラウド活用の価値そのものなのだと実感したケーススタディであると考える。公共事業にかかわらず、ビジネスは多企業間で行うものである。クラウドの活用によるコストの経費化・低減や、標準業務をクラウドで実現することによる導入リードタイムの短縮など、これまでのクラウドサービス利用の価値にとどまらない今回のケーススタディを、一般企業にも「情報連携でのクラウド活用の価値」としてより訴求していきたいと考えている。
当社は今後もお客様の課題に寄り添い、課題にあったソリューション提案を続けていく。