Case Study No9
多くの企業様にクラウドサービスの
導入支援を行う当社から見た
企業様の課題やクラウドサービスの
選定のポイントを解説致します。
受注・配送センター業務の
デジタル化
～公共事業領域における1か月の短期導入要件～
地方自治体から民間への委託
事業におけるデジタル化課題
地方自治体から民間企業に業務を委託する事業がある。
具体的な事例を1つ上げると、地方行政が公募→入札→採択し、受注センターや倉庫管理を委託された企業が運営するビジネスだ。
この場合、１つの企業にすべて委託される場合もあれば、受注センターや倉庫管理運営は別々の企業で運営を任されることもあり、その方法は地方自治体によって様々である。
上記によって起こる課題は、事業者、関係者間のスムーズな情報共有方法と業務運用の整理ではないだろうか？地方自治体・受注センター・倉庫の３社間での情報共有にタイムラグがあれば、様々な業務に２度手間・３度手間が発生する場合がある。
結果、業務ミスの発生や現場スタッフの負担が増え業務が効率的に行えなず、最終的には公共事業の品質が低下するという事につながるかもしれない。
また、公共に関連する事業はコストにも限られるケースも多いだろう。委託を受ける事業体もサービスの開始日を自ら選択する事も難しい事から、やはり大きな課題は、デジタル化を進め情報共有や業務をスムーズに進める環境を整えながらもコストを低減出来るか？が公共事業領域でのデジタル化活用のポイントだ。
受注センター運営委託企業様
当社にも公共事業関連でのデジタル化のご相談は頂くケースがある。
そのひとつが地方自治体の公募にて、ゴミ袋の受注・配送センターの運営を委託する公募事案でのデジタル化のご相談であり、当該委託事業に入札参加を検討している企業様からのお問合せであった。
頂いたご相談と現状把握されている課題は以下の通り。
- 受注センターにおける小売業からの受注業務に膨大な労力がかかる
- アナログ伝票での管理のため、行政からの過去伝票の問合せ対応に時間を要する
- 行政側が流通状況を常に把握出来ない
- 受注センター業務・システムは公募入札にて業者を決定するため、システムを開発しても数年後には破棄となる可能性がある
- 公募入札後からシステムの利用開始まで短期間な為、開発期間を十分に確保出来ない
上記に加えて、小売店からの発注方法は電話やFAX・メールなどバラバラで、受注センターのスタッフはそれらをとりまとめて倉庫側へ出荷依頼をしなくてはいけない仕組みであった。また、倉庫側の在庫管理は行政が行っているため、在庫発注のタイミングや発注数量は少し古いデータを参考に発注。それにより、倉庫側に在庫状況がうまく把握出来ず、在庫過多もしくは在庫過小になるケースも発生。さらに上記課題を踏まえ、「小売店と受注センターの受発注業務のクラウド化」「物流センターへの出荷指示データのシームレス化」「公募採択後の約１か月での短期導入」の条件は必要最低条件との事だった。
要望に対するソリューション
提案のポイント
課題と要件から当社の提案は「購買業務に関わる全ての企業関係者と情報を共有できるクラウド受発注活用によるデジタル化」であり、ご相談を頂いた事業者様も同様の見解で当社に相談を頂いていた。そもそもの提案骨子の共通認識が両社で早々に持てた事もポイントであったかもしれない。
具体的には提案内容は下記だ。
- 必要商材（ごみ袋）の小売店舗からのスマホ・タブレットでの補充発注
- 受注センターにおける商品管理のクラウド利用活用
- 受注センターにおけるPCでの受注、出荷指示業務
- 物流センターでの出荷手配、出荷実績登録業務のクラウド活用
今回の提案のポイントは、地域全域における複数小売店ー受注センター間での広範囲な受注業務をクラウドサービスでカバーすること。クラウド導入によってオペレーションの標準化を図ることだった。上記の課題をすべてクラウドサービスを活用して導入してもらう事で改善。納期・コストを抑制する事も合わせて実現。毎週定例での導入の進捗確認体制の確立など当社サポートセンターにて導入が円滑に進むようサポート体制強化も盛り込んだ提案が結果的に入札に参加される事業者様の安心にも繋がったと実感している。時には機能提案に留まらないサポート提案もソリューション提案のポイントなのだろう。
クラウド導入による
業務の変化
結果として、クラウド受発注システムの活用を選択頂き１か月という短期間での導入を実現した。
具体的なクラウド受発注システムの導入後の効果として、スマホやタブレットで小売店からの発注がクラウドを通して行われるため、アナログでとりまとめの必要がなく、受注センターにおける受注処理業務の工数も削減。
また、手書き伝票の必要がなくなったため、スタッフのミスが減少。業務精度も向上。
月数回行われていた行政への報告も、クラウドからデータをダウンロードするだけで簡単に作成できるようになり、事業者間のデジタル化を推進。加えて、何種類かある報告書用のフォーマットをクラウドサービスに登録しておくことで、必要なフォーマットでのデータのダウンロードが可能に。業務報告の効率化にも寄与。
そして、クラウド受発注システムにより購買商材（ゴミ袋）の流通量を簡単に把握出来るようになり、発注時に直近の在庫データを参考に出来るため、適正在庫管理・在庫回転の効率化に繋がりなった事は大きな効果と評価頂いている。
官民共同事業を効率的に
業務を遂行する
クラウドシステム
今回のパターンのように地方自治体・受注センター・倉庫など役割の異なる事業体が複数にて連携した業務を行う場合、情報共有がうまくいかず業務効率が悪くなることは、決して少なくない事例であり、その事例へのクラウド活用は、本来のクラウド活用の価値そのものなのだと実感したケーススタディーであると考える。公共事業に関わらず、ビジネスは他企業間で行うものであり、クラウド活用によりコストの経費化、コスト低減。標準業務をクラウドで実現する事での導入リードタイムの短縮などこれまでのクラウドサービス利用の価値にとどまらず、今回のケーススタディーを一般企業にも「情報連携でのクラウド活用の価値」としてより訴求していきたいと考えている。
当社は今後もお客様の課題に寄り添い、課題にあったソリューション提案を続けていきます。