Case Study No6
多くの企業様にクラウドサービスの
導入支援を行う当社から見た
企業様の課題やクラウドサービスの
選定のポイントを解説致します。
複数施設の受発注業務の効率化
～婚礼施設運営企業様の場合～
ブライダル業界における
現場課題
結婚式やお葬式など人々のライフステージの節目に関わり、重要な役割を担う冠婚葬祭業では、近年少子高齢化や所得の減少、人々の意識変化もあり様々な影響を受けています。冠婚葬祭業は主にブライダル業と葬祭業に分かれ、特にブライダル業界では近年の婚姻数は社会状況の変化によって少子高齢化や初婚年齢の上昇・ウェディング概念の変化が関係しているとされており減少傾向にあります。
また、社会状況が変化することで近年のトレンドの変化はめまぐるしくなっています。多様化する挙式スタイルに、その変化に合わせた施設の階層や衣装や小物などのレンタルや調達などその時々の状況に合わせた物の発注が必要になります。発注先の数もトレンドが変化するにつれて追加され、発注や請求管理が複雑になり式場スタッフの業務負荷となっています。
加えて、その変化に対応できる人材の確保も少子化の影響などを受けて難しくなってきており、現場業務の属人化傾向が課題になっている式場もあります。
婚礼施設運営企業様の場合
当社へご相談頂いた婚礼施設運営企業様の場合、全国に150施設以上の式場を抱え、300社を超える食品および資材の仕入先との受発注業務を各施設がFAXや電話にて行っていました。
現状の受発注における課題は、
- 1施設内で発注を担当する人が複数いることで1施設全体での発注量が不透明であること（部署によって発注するものが違うため）
- 300を超える仕入先への発注パターンがバラバラであることに加えて、電話やFAXなどのアナログ発注を行っていることで管理が煩雑化していること
- 各施設を統括する本部は各式場から請求データが来ないと全施設の全体管理が出来ないことなどがあげられる。
また、1施設内だけでも複数部署にて発注をかける事で複雑であるにも関わらず、各施設から上がってくるデータの統一がされていないために、本部で打ち直すなどの手間が発生し、労働時間とコストが増加していることが課題としてあげられました。
新受発注システム導入による
課題改善提案
今回の課題の根本原因として、本部が管理する複数施設からの発注方法がバラバラであること、全施設でオペレーションが統一出来ていないために起こる様々な業務負荷です。
そのため、本部から式場、仕入先までの受発注を一元管理出来るクラウド受発注システムを導入することで、今まで受発注関連で起きていた様々なアナログ課題が改善されることになります。
具体的には、発注方法の一元化によるオペレーション統一はもちろんのこと、食材などの不定貫管理機能の活用・発注や検収処理、請求書のデジタル化の実現、さらには購買情報のデータ化を提案しました。
当社では、企業様の課題を一緒に深堀し、それに合わせた業務運用の提案、当社の調達ノウハウを活かしたコスト適正化支援や全国の式場・仕入先への導入時のフォローと導入後の操作にお困りの際のフォロー体制も整えており、安心してサービスをご利用頂けるます。
ソリューション導入後の
改善とは
婚礼施設運営企業様では、当社クラウド受発注システムを導入することで、全施設で行われていたバラバラな発注がクラウドを通すことで全施設どの仕入先に対しても同じオペレーションで発注することが可能になり、施設店舗での受発注業務の業務課題を改善し、本部の管理についても以前より効率的で使い易くなり、現場の負担を軽減することが出来ました。
具体的には施設管理発注の際に、発注をクラウド上でまとめて1回で発注が可能なため、発注オペレーションが統一され最適化に繋がりました。
また、FAXや電話などによる発注ではなくクラウド上で履歴なども閲覧出来るため、人的ミスを抑制出来ました。
さらには、本部から仕入先までの一連の流れがクラウド上で管理できるため、本部が各施設の請求を待つことなく、各施設の発注状況がクラウド上で閲覧可能に。
それに加えて、全店舗のデータ形式が統一されたことで、施設全体の管理がしやすくなり、適正化にもなりました。
請求業務では、クラウド上で行えるようになったため、紙帳票廃止によるペーパーレス化にも貢献。上位システムとの連携で買掛照合や経理業務の軽減に繋がりました。
同じ課題における
他業種展開について
トレンドに影響を受けやすい業界だった今回のケースだが、当社クラウド型受発注システムを導入することで、複数あった課題が解決し、全体の業務効率化に繋がったというケースはよくあります。ジャンルも冠婚葬祭業に囚われず、飲食業・製造業など様々な業界で活用頂いています。
導入の決め手となったのは機能やその効果はもちろんだが、導入前の課題抽出の部分から課題の提案方法までを一緒に取り組んだことも、採択ポイントと評価を頂いています。
今後は受発注領域だけでなく、様々なIT商材を取り扱う商社として複合的に提案を続けていき、企業の課題解決と共にデジタル化推進を支援していきます。