Case Study No6
多くの企業様にクラウドサービスの
導入支援を行う当社から見た、
企業様の課題やクラウドサービスの
選定のポイントを解説いたします。
複数施設の受発注業務の効率化
~婚礼施設運営企業様の場合~

ブライダル業界における
現場課題
冠婚葬祭業は、結婚式やお葬式などといった人々のライフステージの節目に関わり、重要な役割を担う。近年、この業界は少子高齢化や所得の減少、人々の意識変化もあり、さまざまな影響を受けてきた。冠婚葬祭業は主にブライダル業と葬祭業に分けられる。特にブライダル業界においては、社会状況の変化による少子高齢化や初婚年齢の上昇、ウェディング概念の変化が、近年の婚姻数の減少傾向と関係しているとされている。
また、社会状況が変化することで、近年はトレンドの変化がめまぐるしい。多様化する挙式スタイルと、その変化に合わせた施設の階層や衣装、小物などのレンタル・調達など、その時々の状況に合わせたものの発注が必要になる。発注先の数もトレンドが変化するにつれて追加され、発注や請求管理が複雑になり、式場スタッフの業務負荷となっている。
加えて、その変化に対応できる人材の確保も、少子化の影響などを受けて難しくなってきており、現場業務の属人化傾向が課題になっている式場もある。

婚礼施設運営企業様の場合
当社へご相談いただいた婚礼施設運営企業様は、全国に150施設以上の式場を抱え、食品および資材の仕入先は300社を超える。その膨大な受発注業務を、各施設が電話やFAXにて実施していた。
現状の受発注における課題は、
- 1施設内に発注を担当する人が複数いることで、1施設全体での発注量が不透明であること(部署によって発注するものが違うため)。
- 300を超える仕入先への発注パターンがバラバラであることに加えて、電話やFAXなどのアナログ発注をしていることで管理が煩雑化していること。
- 各施設を統括する本部は、各式場から請求データがあがってこないと、全体管理ができないこと。
などがあげられる。
また、ひとつの施設内でも複数部署で発注をかけることによって、業務が複雑になっているにもかかわらず、各施設から上がってくるデータが統一されていなかった。そのため、打ち直しなどの手間が本部で発生し、労働時間とコストの増加が課題として挙げられた。



新受発注システム導入による
課題改善提案
今回の課題の根本原因は、本部が管理する複数施設からの発注方法がバラバラであることと、全施設でオペレーションが統一できていないために起こるさまざまな業務負荷にある。
そのため、本部から式場、仕入先までの受発注を一元管理できるクラウド受発注システムを導入することで、今まで受発注関連で起きていた多くのアナログ課題が改善されることになる。
具体的には、発注方法の一元化によるオペレーション統一はもちろんのこと、食材などの不定貫管理機能の活用・発注・検収処理、請求書のデジタル化、さらには購買情報のデータ化をご提案した。
当社では、企業様の課題を一緒に深堀りし、それに合わせた業務運用をご提案。さらに、当社の調達ノウハウを活かしたコスト適正化支援や、全国の式場・仕入先への導入時のフォローと、導入後の操作にお困りの際のフォロー体制も整えており、安心してサービスをご利用いただきたい。

ソリューション導入後の
改善とは
婚礼施設運営企業様は、当社のクラウド受発注システムの導入により、仕入れ先によってバラバラだった発注を改善し、どの仕入先に対しても同じオペレーションの発注をかけられるようになった。施設店舗での受発注業務の課題を改善したことで、本部においても以前より効率的な管理を実現でき、現場の負担も軽減できた。
具体的には、施設管理発注のとき、クラウド上で1度にまとめて発注することが可能になったことで発注オペレーションが統一され、最適化につながったのである。
また、電話やFAXなどによる発注ではないため、クラウド上で履歴なども閲覧でき、人的ミスを抑制できた。
さらには、本部から仕入先までの一連の流れがクラウド上で管理できるため、本部が各施設の請求を待つことなく、各施設の発注状況を閲覧することが可能になったのである。
それに加えて、全店舗のデータ形式が統一されたことで、施設全体の管理がしやすくなり、適正化にもつながった。
請求業務においては、業務をクラウド上で行えるようになったため、紙帳票廃止によるペーパレス化にも貢献。上位システムとの連携で、買掛照合や経理業務を軽減することができた。
同じ課題における
他業種展開について
トレンドに影響を受けやすい業界だった今回のケースのみならず、当社のクラウド受発注システムを導入することで、複数の課題が解決し、全体の業務効率化につながったというケースはよくある。ジャンルも冠婚葬祭業に囚われず、飲食業・製造業などさまざまな業界でご活用いただいている。
機能やその効果はもちろんのこと、導入前の課題抽出の部分から課題の提案方法までを一緒に取り組んだことも、導入の決め手になったと評価をいただいた。
今後は受発注領域だけでなく、さまざまなIT商材を取り扱う商社として複合的にご提案を続けていき、企業の課題解決と共にデジタル化推進を支援していく。